CRM Commercial avec Monday.com
Un CRM construit sur mesure grâce une solution No Code comme Monday est une assurance de flexibilité, qualité et pérennité.
Le besoin et le constat au départ du projet
Temps de lecture : 3 minutes
Adekoi est une agence digitale dirigée par Magali Rossignol. Au fil des années Adekoi n’a pas eu le temps de mettre en place certains outils digitaux ; les outils et process n’ont pas suivi la croissance de son activité.
Le besoin principal est de moderniser/digitaliser l’ensemble du processus commercial, depuis les actions commerciales et marketing jusqu’à la signature d’un contrat, en passant par les différentes étapes d’une opportunité d’affaires. Par opportunité d’affaires, nous entendons ici la formulation d’une offre commerciale à un client, jusqu’à sa signature ou son refus.
La seconde partie de son besoin, décrite dans cette étude de cas est de transformer une opportunité d’affaire gagnée en un projet. Cela implique la mise en place d’un outil de gestion de projet accessible au chef de projet, graphiste, intégrateur, développeur etc …
Le constat à mon arrivée est le suivant :
- Utilisation d’un vieux CRM développé sur mesure qui n’est plus maintenu par le développeur et qui ne peut pas évoluer en fonction des besoins
- Recours à Excel, rendant laborieuse la saisie des actions
- Difficulté pour la direction de suivre les actions marketing
- Problèmes pour la direction de suivre les étapes de prospection client
- Impossibilité d’obtenir des statistiques liées à ces activités
Compréhension du besoin et proposition de structure du CRM
La première phase consistait à comprendre le fonctionnement de l’entreprise, à identifier les utilisateurs de l’outil, les clients et à déterminer les attentes de Magali en termes de processus automatisés et manuels (des détails supplémentaires ci-dessous). La seconde phase visait à concevoir une structure pour ce CRM, basées sur mes expériences passées.
Nous avons mené ce projet avec Monday.com, dans le but de créer un outil simple qui remplace Excel, offrant de la visibilité à la directrice et qui représente un point central pour tous les employés.
Le CRM se divise en quatre parties:
- Les sociétés et les contacts
- Les opportunités d’affaires
- Les actions commerciales et marketing
- Les objectifs et KPI
Objectifs
- Créer un outil simple et utilisable par tous
- Automatiser certaines actions telles que l’enregistrement des emails clients
- Permettre l’évolution des besoins sans dépendance à un développeur
- Faire évoluer l’outil au fil des besoins
L'outil, en détail ...
Les sociétés les contacts sont liés entre eux, offrant à Adekoi un annuaire clair, accessible à tout moment et qualifié comprenant tous ses clients, prospects et partenaires. Par “qualifié”, nous entendons que chaque client est associé à un type, une liste de projets précédents, un commercial attitré et secondaire, sa localisation géographique et d’autres informations pertinentes.
Avantage 1 : Un annuaire structuré et qualifié accessible à tout moment, permettant des extractions filtrées pour des actions commerciales ciblées (par exemple, prospecter un client pour qui nous avons réalisé la création de la charte graphique en vue de la réalisation de son site internet).
Les actions commerciales et marketing représentent la liste de toutes les actions à venir, en cours ou passées, permettant à la société d’acquérir des prospects ou de conclure de nouveaux contrats avec des clients existants.
Avantage 2 : Un outil partagé pour tous les employés, permettant de brainstormer sur les actions commerciales et marketing, de définir leurs échéances, priorités et de les assigner aux bonnes personnes.
Une opportunité d’affaire correspond à une affaire en cours ou une vente potentielle à un client, représentant un accord ou un contrat à venir que la société vise à conclure. Cette partie du CRM permet à la société de suivre toutes les opportunités en cours, gagnées ou perdues.
En rendant ces informations claires et accessibles, les commerciaux peuvent :
- Suivre l’avancement de leur portefeuille d’opportunités.
- Centraliser les retours clients en un seul endroit.
- Recevoir des alertes et rappels pour les prochaines actions à réaliser (relances, envoi de devis, création de contrats, etc.).
En centralisant ces informations, la direction obtient des statistiques de performance lui permettant de prendre des décisions stratégiques.
Avantage 3 : les commerciaux possèdent un outil central permettant de suivre leurs d’action en cours. La direction est en mesure de consulter ces actions, anticiper une charge de travail de production à venir, augmenter ses actions commerciales en cas de baisse d’activités etc …
Le saviez-vous ? Le marché de la transformation digitale a connu une croissance significative, avec un marché valant 7,6 milliards d’euros et une croissance de 10,2 % en 2022. Cette croissance met en évidence l’importance croissante de l’expérience client, du e-commerce et de la dématérialisation dans le secteur numérique.
Le constat après la mise en place de Monday.com : un gain de productivité et moins de frustrations des équipes
Le constat une fois l’outil en place est sans appel :
✅ la direction obtient les KPIs et indicateurs dont elle a besoin
✅ les salariés ont un outil ludique et ergonomique pour travailler au quotidien
✅ la communication au sein des salariés et des pôles est facilité et la frustration des équipes quant à l’utilisation d’outils obsolète est réduite.
Adekoi a pu se libérer d’un outil CRM obsolète et coûteux. En effet, de nos jours l’utilisation des outils No Code est un gage de qualité et pérennité puisqu’il ne vous lie aucunement à une personne (un développeur en l’occurrence) pour des besoins de maintenance ou l’évolution. Si vous perdez votre prestataire actuel, un freelance avec des compétences similaires sera en mesure de récupérer le travail et le faire évoluer.
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