Suivi des projets et temps passés
Dans l’industrie ou le digital, l’utilisation d’une solution No Code comme Airtable est un assurance de flexibilité, qualité et pérennité.
Le besoin et le constat au départ du projet
Temps de lecture : 1 minute – Secteur : industrie, fabrication sur mesure
Agibox est spécialisée dans l’agencement de magasins, la fabrication de mobilier sur mesure et l’installation, offrant des services personnalisés pour des commerces de proximité, grandes surfaces et bâtiments publics, en utilisant des matériaux diversifiés. A mon arrivée, la société utilisait un CRM développé par un développeur indépendant (non maintenu) et sur des Excel.
Le besoin de Sylvain, directeur, est de pouvoir suivre les affaires en cours et permettre aux opérateurs de renseigner les temps passés sur chaque affaire.
La finalité étant de mesurer la rentabilité de ces affaires et ainsi prendre des décisions pour optimiser certaines étapes de fabrication.
Le maître mot était : simplicité d’utilisation.
Compréhension du besoin, choix de Airtable et proposition de structure de l'outil
La première phase visait à comprendre le fonctionnement interne de l’entreprise, les utilisateurs
prévus pour l’outil, les clients et les attentes de Sylvain.
Les fonctionnalités attendues :
- Enregistrement des clients, des projets et des activités associées à ces projets (par activités, nous entendons les étapes du processus de livraison d’un projet : étude technique, fabrication, installation, SAV, etc.).
- Saisie par les opérateurs de la durée passées chaque activité de projets (les opérateurs incluent le bureau d’études et les artisans tels que les menuisiers).
- Rapports quotidiens et hebdomadaires sur les temps consacrés par projet, par opérateur et par activité.
Airtable a été choisi car il offre la saisie des durées passées via une interface simple, accessible sans authentification.
La force de cet outil, malgré son aspect plus "rudimentaire" sous forme de tableau, réside dans sa
flexibilité et sa personnalisation. La fonctionnalité d' »interfaces » simplifie l’accès et l’ajout de
données.
Il s’agit une fois de plus d’un outil No Code, permettant à Agibox de ne pas dépendre d’un développeur. Airtable est l’une des solutions les plus robustes sur le marché.
Objectifs
- Un outil simple et utilisable via une tablette
- La centralisation des informations sur les projets
- Des rapports détaillés sur les temps passés pour faciliter les prises de décisions
Les clients sont le nouvel annuaire de la société pour y associer des affaires ou permettre sa prospection interne.
Avantage 1 : la société possède désormais une base de données qualifiée de ses clients et prospects
Les projets sont accessibles via le système d’interfaces d’Airtable, personnalisables en fonction des informations nécessaires.
Avantage 2 : la direction et les employés ont une vision globale des projets en cours et peuvent filtrer par statut via les onglets.
Chaque département réalise des actions via un menu simple :
- le bureau d’études valide un devis en vue de sa fabrication
- la comptabilité suit les demandes d’acomptes et règlement du solde
- le superviseur vérifie la bonne réalisation d’un projet suite à son installation chez le client
- la direction suit l’avancement des chantiers en surveillant les temps passés par rapport aux estimations.
Pour la saisie et le suivi des temps passés, nous avons associé une interface Airtable à un développement sur mesure pour ne pas perturber les habitudes des employés et de la direction.
Cette interface, conçue selon les besoins exprimés, est hébergée chez le client.
Le saviez-vous ? Dans le cadre de la transformation numérique, 80 % des collaborateurs estiment qu’ils gagnent du temps, et 72 % voient des gains en matière d’efficacité. De plus, 72 % des employés apprécient la plus grande autonomie qui leur est offerte grâce à ces changements (source)
Le constat après la mise en place de Airtable : un gain de productivité, une facilité d'accès à l'information
Le constat une fois l’outil en place est sans appel :
- la direction obtient les KPIs et indicateurs dont elle a besoin
- les salariés utilisent en outil en ligne, simple d’utilisation
- le choix de Airtable rend ce mini CRM customisable et évolutif à l’infini
Agibox a pu se libérer d’un outil CRM obsolète et coûteux. En effet de nos jours l’utilisation des outils No Code est un gage de qualité et pérennité puisqu’il ne vous lit aucunement à une personne (un développeur en l’occurrence) pour des besoins de maintenance ou d’évolution. Si vous perdez votre prestataire actuel, un freelance avec des compétences similaires sera en mesure de récupérer le travail et le faire évoluer.
Votre société a un besoin similaire ?
Parlons de votre projet ! J'adore écouter votre histoire, découvrir votre activité et réfléchir à des solutions d'avenir.
